名古屋商工会議所

官公庁・公共団体

500人～

Shachihata Cloud

安心のセキュリティでクラウドを利用したい

生産性向上を目的としたデジタル化の一環として『Shachihata Cloud』を導入。シンプルで直感的なUIがスムーズな定着を促進。削減できた費用と時間を活かし、より質の高いサービスを目指す。

企業経営をサポートする立場として、いち早くデジタル化を実現。
生産性向上によってさらなる地域貢献を目指す

名古屋商工会議所は、およそ1万7,000社もの会員を抱える、名古屋エリア最大の地域総合経済団体です。1881年（明治14年）に前身である名古屋商法会議所が設立されて以来、長きにわたって地域の経済を支え続けてきました。

経営相談や交流会、共済事業、グローバル化支援や政策提言活動など、幅広い取り組みによって地域の事業者を支援している同所。企業の経営をサポートする立場として、いち早く生産性の向上に取り組もうと、4年ほど前に業務のデジタル化に着手し、ホームページの刷新、会員情報のデータベース化など、順を追ってデジタル技術の活用を進めました。

昨年の4月には経理業務をデジタル化し、2023年10月に導入予定のインボイス制度にもしっかり対応できる体制を実現。デジタル化に対する理解が得られやすい状況で次に取り組んだのが、押印・決裁手段のデジタル化でした。

その一環として導入したのが、クラウド電子印鑑・電子署名サービス『Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）』です。

今回は、名古屋商工会議所の総務管理ユニット長である坂東氏に、『Shachihata Cloud』を導入したきっかけや導入後の変化、今後の展望などをうかがいました。

『Shachihata Cloud』導入の動機とは？

あらゆる業務で紙への依存度が高く、コスト面も問題に

ビジネス環境の変化に伴い、デジタル技術の活用が企業にとって急務となる中、日本では中小企業におけるデジタル化の遅れが大きな課題となっています。デジタル化によって生産性を向上させ、大企業との情報格差をなくし、ビジネスチャンスをさらに拡大することは、中小企業が生き残るための必須課題とさえいえるでしょう。

地域の企業を支援している名古屋商工会議所は、中小企業の抱えるこうした課題を解決へと導く立場にあります。しかし実際には、商工会議所の事務局においても、なかなかデジタル化の取り組みが進んでいませんでした。決裁や申請などのあらゆる業務に紙が使われており、勤怠は出勤簿への押印で管理していたそうです。アナログで十分に業務を回せていたこともあり、デジタル化の必要性を組織として感じていない状況でした。

「デジタル化の波が到来しているこの時代、企業に経営をアドバイスする立場の自分たちが、こんなに紙をたくさん使っていていいのか？地域の企業にデジタル化を勧めるのであれば、まずは自分たちからデジタル化に取り組むべきではないのか？そういった意識が最初にありました」（坂東氏）

また、紙への依存度の高さは、コスト面から見ても無視できないものとなっていました。同所では、パソコンや複合機の機能が向上し、高品質な印刷が可能になるごとに、かえって紙の使用量が増えていったといいます。途中からは紙とデジタルデータの両方で書類を保存するようになりましたが、過去の文書を検索する際にはデジタルデータばかりが使われ、紙の書類はほとんど活用されていないまま保存されているという状態が続きました。

・地域企業にデジタル化を勧める立場の自分たちが、デジタル化できていない……
・紙の使用量増加によりコストが高騰している……

ここ数年における、所内の機構改革や労働法制の変化といった状況もあり、生産性向上の必要性は増していました。そこで同所が注目したのが、新聞報道で目にした『Shachihata Cloud』でした。

『Shachihata Cloud』を選んだ理由とは？

「シンプル・低コスト・信頼」の3点で導入を決定

数あるツールの中から『Shachihata Cloud』を選んだ理由は、シンプルでわかりやすい設計だったと坂東氏は語ります。

「多くの機能が搭載されている他社製品とも比較しました。しかし、すでにほかの業務分野のデジタル化を進めていた私たちにとっては、押印・決裁機能に特化したシンプルな製品こそが必要だったのです。コスト面でも優位性がありました」（坂東氏）

機能だけでなく、操作のシンプルさも決め手の一つでした。いくら新しいツールを導入しても、現場に定着しなければ意味がありません。坂東氏が「一度使えばだいたいの操作方法がわかる」と述べるとおり、特別な知識がなくても直感的に扱えるのが『Shachihata Cloud』の特長です。

同所が『Shachihata Cloud』を選定したもう一つの理由は、シヤチハタブランドへの信頼です。堅牢なセキュリティ体制に加えて、長年にわたる電子印鑑の販売実績も信頼感につながったそうです。

所内での説得について

導入においては、所内の職員から以下のような疑問や質問があったと言います。

● 何を目的に導入するのか？
● 電子決裁の保存ルールの指針はどうなるのか？
● 添付資料が膨大な案件は、どう対応するのか？
● 原本は処分してもいいのか？

これらの疑問や質問に対して、メリットや運用方法を所内の職員に伝える努力をしたり、電子決裁保存規程を新規で整備したりして、導入後のイメージを付けてもらったそうです。紙・押印の削減やリモート承認により生産性が向上すること、新規案件は必要に応じて口頭説明を行うこと、部署ごとに柔軟な運用を行うことなどを、職員説明会で丁寧に説明し納得してもらったことで、所内における説得がスムーズに進みました。

『Shachihata Cloud』導入後の変化

コロナ禍での変則的な勤務形態にもしっかり対応

商工会議所の大きな特徴の一つは、民間法人でありながら、公共性の高い事業を手掛けていること。

コロナ禍である現在、国や愛知県、名古屋市などが、補助金や助成金、あるいは税制の優遇措置といったさまざまな政策を展開していますが、商工会議所はこうした情報を事業者に伝えることはもちろん、各制度の申請窓口としての役割も果たしています。

「補助金の申請書類のように、公的資金に関わる書類では、押印がとりわけ重要視されます。お金の流れがどうなっているのか、誰が決裁したのかを明確にする必要があるからです。商工会議所は、印鑑をたくさん使う組織だといえます」（坂東氏）

名古屋商工会議所では、順に休暇を取って出勤人数を減らすというスタイルで感染予防に取り組んでいるため、決裁権を持つ管理職がオフィスにいないという状況も生じるようになりました。

こうした変則的な状況の中で、同所が注力してきたデジタル化の取り組みが功を奏しています。『Shachihata Cloud』のアプリを管理職のスマートフォンにインストールすることで、自宅にいても書類への押印・決裁が可能に。スマートフォンからでもオフィスのパソコンと変わらぬ使用感で押印・決裁できるので、新たな操作を覚える必要もなく、非常に便利だと好評です。

「所内からの評価はまだ未知数な部分もありますが、個人的には過去の決裁データの検索が容易になる点も、導入メリットがあると感じています」（坂東氏）

今後の展望

さらなる効率化を進め、ニーズの変化に応えたい

現在、総務管理部で導入されている『Shachihata Cloud』。今年の4月以降、名古屋商工会議所内全体への運用拡大が予定されています。さらなるデジタル化の先に、同所はどういった未来を見据えているのでしょうか。今後の展望をうかがいました。

「近年、求められる仕事の中身や質が変わってきていると感じます。同じ文書を送るのにも、かつての郵送がファックスに変わり、それがメールに変わって、人の手を介する『作業』が減ってきていますよね。そしてその分求められるようになったのは、企画や調整などの仕事です。こういった仕事に時間を割くためにも、デジタル化による生産性向上を進めていきたいですね」（坂東氏）

坂東氏によれば、仕事内容だけでなく、コミュニケーションの取り方も変化しているそうです。商工会議所への入会を例に挙げると、かつては電話での問い合わせや窓口での相談を経て入会するという手順しかありませんでしたが、Web上でも入会申し込みができるようになった今では、問い合わせや相談を経ずにいきなり入会する方も増えているとのことでした。

「つまり、非対面でのやりとりを望む方が増えているのですね。しかし、やはり直接会っていろいろ聞きたいという方も依然として多い。両方のニーズに応えていく必要が出てきたのですね。生産性向上によって生まれた時間を人とのコミュニケーションに割き、多様なニーズに応えていきたいと考えています。デジタルとアナログをうまく使い分けて我々も成長し、この地域の経済に貢献し続けたいですね」（坂東氏）

少子高齢化が進む中、地域経済のあり方が問われている現代。デジタルツールの活用によって切り拓かれる名古屋の未来が、今から楽しみです。

取材協力：

名古屋商工会議所

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