グループウェアを徹底比較―最新ツール14選とその特徴

業務効率化や組織内外におけるコミュニケーションの円滑化を図るために、多くの企業がグループウェアを導入しています。グループウェアの選定は重要であり、適切なツールを選ぶことで生産性が大きく向上します。本記事では、最新のグループウェアを紹介するとともに、それぞれの特徴を比較していますので、グループウェア選びの参考にしていただきたいと思います。

なお、Shachihata Cloudでは、電子決裁やグループウェアなどのオフィスツールをまるごと集約しています。機能や実用方法に関する資料は無料でダウンロードできますので、ぜひ導入にお役立てください。

グループウェアとは何か

グループウェアとは、企業や組織のメンバーが協力して作業を行うためのソフトウェアやツールの総称です。これらのツールは、情報の共有、コミュニケーションの促進、プロジェクト管理、スケジュール調整といった、さまざまな機能を提供します。

具体的には、電子メール、カレンダー/スケジュール管理、タスク管理、 ドキュメント管理、チャット/メッセージング、ビデオ会議、ファイル共有といった機能が含まれます。

代表的なグループウェアとその特徴

では、多くの企業において現在使用されているグループウェアにはどのような製品があるのでしょうか。代表的なグループウェアとその特徴を以下に示します。

Google Workspace

Google Workspaceは、Gmail、Googleドライブ、Googleカレンダー、Google Meetなどのツールを提供します。リアルタイムでの共同作業が容易で、クラウドベースのためどこからでもアクセス可能です。シンプルなUIと直感的な操作が可能な点が特徴です。

Desknets NEO

Desknets NEOは、国産の総合グループウェアです。スケジュール管理、ワークフロー、掲示板など多機能が揃っており、日本企業に適した機能やサポートが充実しています。

Microsoft 365

Microsoft 365は、Officeアプリケーションとクラウドサービスを統合したグループウェアです。Word、Excel、PowerPointなどの定番ツールに加え、Teamsによるリアルタイムコミュニケーションが可能です。高度なセキュリティ機能と広範なサポートが特徴です。

Shachihata Cloud

Shachihata Cloudは、文具メーカーであるシヤチハタ株式会社が提供するグループウェアです。スケジュール管理、ファイル共有、タスク管理などの基本機能に加え、ワークフロー機能があるのも特徴です。日本語でのサポートと、シンプルで使いやすいユーザーインターフェースが特徴となっています。

Cybozu Office

Cybozu Officeは、スケジュール管理やファイル共有、タスク管理を中心とした国産のグループウェアです。日本企業向けに設計されており、導入と運用のしやすさが特徴です。

SAP Jam

SAP Jamは、エンタープライズ向けのコラボレーションツールです。ビジネスプロセスの統合やリアルタイムのコラボレーションをサポートし、グローバル企業に適しています。

Confluence

Confluenceは、チームが知識を共有し、共同作業を行うためのプラットフォームです。ドキュメント作成やプロジェクト管理に強みを持ち、開発元のAtlassian社の他のツールとの連携も容易です。

Wrike

Wrikeは、プロジェクト管理とコラボレーションのためのツールです。タスク管理、ガントチャート、リアルタイムのコラボレーション機能を備えており、柔軟なプロジェクト管理が可能です。

Chatwork

Chatworkは、日本企業が開発したビジネスチャットツールです。タスク管理機能やビデオ通話機能が統合されており、日本企業に特化したサポートが魅力です。使いやすいユーザーインターフェースと手頃な価格も評価されています。

Asana

Asanaは、プロジェクト管理に特化したツールです。タスクの可視化、進捗管理、チームメンバー間のコミュニケーションを円滑にします。シンプルなデザインと使いやすさが人気です。

Trello

Trelloは、カードベースのタスク管理ツールです。プロジェクトの進行状況を視覚的に管理でき、柔軟なカスタマイズが可能です。シンプルな操作感が特徴で初心者にも使いやすくなっています。

Slack

Slackは、チームコミュニケーションに特化したツールです。チャットベースのインターフェースにより、迅速な情報共有が可能です。多くの外部アプリと連携でき、カスタマイズ性が高いのも特徴です。

Box

Boxは、クラウドストレージとコンテンツ管理に強みを持つツールです。ファイルの共同編集やドキュメントのバージョン管理が可能で、企業の情報管理に適しており、高度なセキュリティ機能も備えています。

Dropbox Business

Dropbox Businessは、クラウドストレージとファイル共有に特化したツールです。大容量のデータを安全に保管・共有でき、複数のデバイスからアクセスが可能です。外部アプリとの連携も充実しています。

グループウェアの選び方

グループウェアは機能が多ければ良いというわけではありません。選ぶ際には、以下のポイントに注意してください。

目的と必要な機能の明確化

自社のニーズに合った機能を持つツールを選びましょう。たとえばプロジェクト管理が重視される場合に、コミュニケーション機能に特徴があるツールを選んでも大きな効果は見込めないでしょう。

導入・ランニングコストと予算

グループウェアの導入にはコストがかかります。自社の予算内で最も効果的なツールを選ぶことが重要です。

使いやすさ

従業員が使いやすいツールを選ぶことで、導入後の定着率が向上します。特にツールの扱いに慣れていない方が多い場合は、ユーザーインターフェースが直感的で操作が簡単なほうが望ましいでしょう。

セキュリティ

機密情報を扱う場合、高度なセキュリティ機能を持つツールを選びましょう。特にクラウドベースのツールではセキュリティが重要です。

サポートとカスタマイズ性

導入後のサポートが充実しているか、カスタマイズが可能かも重要なポイントです。特に日本企業向けのサポートが充実しているツールを選ぶと安心です。

グループウェアの選定は、企業の業務効率を大きく左右する重要事項です。今回紹介した14ツールにはそれぞれ特徴があるため、自社のニーズに最も合ったものを選ぶことが求められます。目的や必要な機能、予算、使いやすさ、セキュリティなどを総合的に考慮して最適なグループウェアを選びましょう。

▼グループウェアの選び方を詳しく知りたい方はこちら

Shachihata Cloudのグループウェア機能とは

シヤチハタが提供する「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」は、スケジューラ、タイムカード、掲示板、利用者名簿、ポータルの各機能を標準機能として備えており、オプションとしてiOSカレンダー連携や、大容量のファイルメール便も利用可能です。無料トライアルも実施していますので、この機会にぜひご利用ください。

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