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パソコン決裁でコスト削減

パソコン決裁でコスト削減

コスト削減例

「コスト削減」はどの企業にとっても深刻な課題です。その課題解決に一役買うのが、「決裁業務の電子化」です。 従来の紙文書による決裁業務では、印刷のトナー代や遠隔地にいる決裁者に文書を送る切手代などの費用が発生します。これらは、紙であるが故に発生するもの。 決裁文書を電子化し決裁業務自体を電子化すれば、印刷も切手も不要ですから、大幅にコストを削減することができます。

コスト削減例
紙文書での決裁にかかるコストは?

紙文書での決裁では、さまざまな部分にコストがかかっています。
まずは、決裁文書を作成するとき。 紙代はもちろん、印刷するには電気代やトナー代も必要です。そして、その文書を回覧するとき。もし決裁者が遠く離れた場所にいるのであれば、郵送の費用が発生します。 たとえ決裁者が近くにいたとしても、決裁者の在席を確認したり書類を持参したりする間も人件費は発生しています。決裁後の文書を関係部署に配布するにも、紙代・印刷代・郵送代が必要です。また、不要になった文書の廃棄も、セキュリティ面を考慮し安全に廃棄するには費用がかかります。
印刷や廃棄などにかかる紙1枚あたりのコストは少額でも、枚数が増えれば相当な金額になります。 たかが紙1枚でも、徹底したコスト削減を行うためには見逃せないポイントです。

紙文書での決裁にかかるコストは?
電子決裁にかかるコストは?

電子決裁にかかるコストはどれくらいでしょうか?
電子文書を使った電子決裁ならば、紙も印刷も不要です。 文書の配送や破棄も電子的に行えるので、低コストです。 電子決裁では、紙の代わりにパソコン上で作成した電子文書を使います。 日本の決裁業務には欠かせない「ハンコ」は、電子印鑑「パソコン決裁」で捺印。 紙に印刷しなくても、電子文書に直接「ハンコ」を捺せます。 回覧と決裁後の文書の配布・公開には文書管理システム「パソコン決裁 DocGearCabinet」を使います。 遠く離れている人にも、ネットワークを介して瞬時に文書を届けることができます。 不要になった文書は、データを削除するだけ。
電子決裁にすれば、パソコンを動かすための電気代以外にコストが発生するところがなく、紙文書に比べ大幅なコスト削減が期待できます。

電子決裁にかかるコストは?

よくあるご質問

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HP最終更新日 2017/11/21