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ワークフロー・文書管理システム

パソコン決裁 DocGear 3

  • 品番:TFD-DG3(パッケージ版) / TFD-DG3-VPS-N(クラウド版)
  • JAN:4974052783814(パッケージ版) / 4974052791260(クラウド版)

文書管理機能搭載のワークフローシステムです。 WordやExcel、PDFなどの電子ファイルをワークフローで申請することができ、タブレットやスマートフォンで承認することができます。

パッケージ版:350,000円(税抜)

クラウド版:初期費用 80,000円 月額費用 12,000円(税抜)

【ご確認ください】

利用者の上限が100ユーザになります。上限を超えて利用される場合には、パソコン決裁 DocGear Cabinetをご検討ください。また製品にはユーザを追加するライセンスが付属しておりません。別途パソコン決裁 印鑑データパックを必要な数分ご購入ください。既に電子印鑑パックをお持ちの場合には、ユーザとしてご利用いただけます。

クラウド版は、弊社側で用意したサーバー上に構築したDocGear環境をご利用いただく形になります。ご契約の最短利用は6ヶ月となり以降の更新も6ヶ月単位となります。

特長

WordやExcelのファイルを、そのまま利用してワークフローを始められます。

新しく書式を作る必要はありません!業務で利用しているWordやExcel、PDFファイルをそのまま、ワークフローに申請することができます。

  • 帳票の変更する場合でも、WordやExcelファイルを編集するだけで作業が簡単です。
  • 普段から使っているアプリケーションで入力や編集作業が行えるので、新しく操作方法を覚える必要がありません
  • PDFファイルを使えば、他にアプリケーションなしでブラウザ上で電子印鑑を捺印できます

既存の帳票ファイルをそのまま利用することができます。だからコストも大幅削減!

テンプレートを使って簡単申請

ワークフローで必要な設定を事前に保存しておける「テンプレート」機能を使えば、承認経路や承認完了後の保存先などを毎回設定することなく、「件名」と「添付ファイル」など最低限の編集操作をするだけで、簡単に申請を行うことができます。

使用頻度の高いワークフローをテンプレート化

ワークフローの申請書類をテンプレートで保存する手順を動画で見る。

動画ファイルをダウンロード

 

テンプレートを使ったワークフローの申請する手順を動画で見る。

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ワークフローの申請時に表示される余計な項目を非表示にして、必要最低限の項目を表示することで入力項目に迷わずに申請を行うことができます。

item_hidden_workflow_template

ワークフロー申請時の項目の非表示にする手順を動画で見る。

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ブラウザで電子印鑑を捺印

添付ファイルにPDFファイルを利用することで、利用しているブラウザ内で表示されているプレビューを見ながら電子印鑑を捺印することができます。多くのブラウザに対応しているので、MacやiOS、Androidのようなスマートフォンやタブレット端末でもワークフローを表示して、PDFファイルに電子印鑑を捺印することができます。(別売の「印鑑データパック」が必要になります)

タブレットやスマホからでも承認業務が可能に!

PDFファイルへ電子印鑑を捺印の手順を動画を見る。

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しっかり保管!、ばっちり検索!

アクセス権を設定して、決裁後のファイルを管理します。フォルダ管理も含めて8種類のアクセス権をユーザ毎に設定できます。「フォルダへの登録のみ」や「添付ファイルの更新を拒否」など様々な権限を設定して登録されたファイルを保管することができます。

管理文書の閲覧制限の設定

アクセス権を設定した文書管理の手順を動画を見る。

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添付されたファイルは、後から全文検索を行うことができます。Office文書の他に、PDFやDocuWorks文書でも(別途フィルターソフトのセットアップが必要)キーワードを使って全文検索を行うことができます。

findfile

添付ファイルの全文検索の手順を動画を見る。

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主な仕様・動作環境

システム概要図

docgear_system_map

画像をクリックして大きなサイズで表示できます。

動作環境

■サーバ

オペレーティングシステム Microsoft Windows Server 2008 / 2012
データベース Microsoft SQL Server 2008 / 2012
※データベースがセットアップされていない場合、製品インストール時にSQL Server 2012 Expressがセットアップされます。

■クライアント

インターネットブラウザ ※1 Microsoft Internet Explorer、Google Chrome、FireFox、Safari

※ワークフローの申請や添付ファイルの登録操作を行うにはActiveXコントロールを利用するため、デスクトップ用 Internet Explorer(32ビットWindows版)で行う必要があります。

機能

ワークフローについて

■申請機能

  • ドラッグアンドドロップでファイルをアップロードすることができます。
  • 複数のファイルを添付して申請を行うことができます。
  • 決裁が完了した申請や登録済の文書ファイルを再利用して、申請することができます。
  • 承認経路や決裁後の保管先の設定を保存して、後から再利用することができます。

■承認経路

  • 管理者は添付ファイルや承認経路、決裁後の保管先を設定した申請を保存することができます。
  • 利用者に設定された役職を使って申請経路を決定することができます。
  • 承認操作を代行する期間や代行する承認者を設定することができます。

■承認状況の確認

  • 閲覧者を追加してワークフローが行われている間、承認経路以外の利用者がワークフローの内容を確認できます。
  • 申請や承認を行う利用者は申請文書の状況を確認することができます。
  • 設定した利用者に承認状況を確認することができます。

■承認機能

  • 承認を行う利用者は申請の「承認」「却下」「差戻し」を行うことができます。
  • 複数の申請をまとめて「承認」することができます。
  • 決裁番号など承認完了時に、自動で番号を発行することができます。

■プレビュー機能

  • 添付されたファイルの内容をプレビューで表示することができます。
    (ファイルの種類によっては、プレビューされない場合もあります)

■捺印機能

  • 利用者には、電子印鑑を設定することができます。
  • PDFファイルの場合には、承認時にプレビュー画面に直接印鑑を捺印することができます。
文書管理について

■文書シート管理

  • 複数のファイルを添付して、管理することができます。
  • 利用者が閲覧した履歴を確認することができます。

■フォルダ階層

  • 文書シートをまとめて、階層で管理することができます。

■ファイル編集

  • 添付されているファイルを編集、更新することができます。 (ファイルを編集するアプリケーションが別途必要になります)
  • PDFファイルの場合には、プレビューを表示して電子印鑑を捺印することができます。

■検索

  • 文書シートの内容をキーワードで検索することができます。
  • 添付されているファイルの内容を全文検索することができます。 (ファイルの種類によっては検索できない場合があります)

■フォルダの権限設定

■変更履歴

  • 文書シートに行われた変更の履歴を確認することができます。

■メール配信

  • 利用者に電子メールを使って登録されている文書シートの場所のリンクを送ることができます。

■確認コメント入力

  • 利用者は、文書シートにコメントを入力することができます。

■公開期限の管理

  • 登録する文書シートが表示される期間を設定することができます。

■ファイルの自動取り込み

  • 共有フォルダを指定して、保存されたファイルを自動的に文書シートに取り込むことができます。

価格

基本システム

■パッケージ版(御社で環境をセットアップしてご利用いただく形です)

標準価格:350,000円(税抜)

DocGear 基本パック 品番:TFD-DG3 JAN:4974052783814

 

■クラウド版(弊社で用意した環境をご利用いただく形です)

初期費用:80,000円(税抜) 月額費用:12,000円

DocGear クラウド 初期費用 品番:TFD-DG3-VPS-N JAN:4974052791260
DocGear クラウド 月額費用 品番:TFD-DG3-VPS-1M JAN:4974052791277

基本パックまたは初期費用、月額費用には、利用するユーザが含まれていません。別途、パソコン決裁 電子印鑑パックを必要な人数分ご購入ください。(既に電子印鑑パックを使って電子印鑑をお持ちの場合には、その電子印鑑をユーザとして利用することができます)また、基本パックでは利用可能な最大ユーザ数が100ユーザになります。上限を超えて利用される場合には、パソコン決裁 DocGear Cabinetをご検討ください。
オプション製品

スキャンTOワークフロー(富士ゼロックス Apeos-IV 対応機/ リコー Operius 対応機)

複合機のタッチパネルを利用して手書きの書類をワークフローで申請するオプション製品です。

標準価格:50,000円(税抜)

品番:TFD-DGSW-F / TFD-DGSW-R

JAN:4974052791246 / 4974052791253

 

スキャンTOワークフローの動画を見る

※スキャンTOワークフローをご利用になるには、複合機側に追加でオプション設定が必要になります。

年間テクニカルサポート

有償テクニカルサポート(1年間) 90,000円(税抜)

品番:TFDS-DG3-TS JAN:4974052793615

インストールや操作に関するご説明や、お電話や電子メールなどでのお問い合わせにご回答をいたします。対象製品と同時購入をお勧めします。

クラウド版は月額費用に有償テクニカルサポートが含まれます。

パソコン決裁 DocGear 3 よくあるご質問

HP最終更新日 2017/02/13