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社会福祉法人 ユーカリ福祉会

スマホやタブレットから電子印鑑でスピーディに決裁!

申請業務の効率化で多忙な保育園スタッフの負担を軽減

1967年に保育事業を開始し、1980年に厚生省の認可を受けて設立された社会福祉法人ユーカリ福祉会。児童憲章の精神を基本理念に、現在は東京や千葉、神奈川あわせて10ヶ所の保育園を持ち、地域に根ざした保育園を運営しています。児童の保育のみならず、地域や保護者の育児支援にも目を向けるなど、270名を超える保育士および職員とともに、子育て環境の充実に力を注いでいます。

そんな同法人では、各保育園が物品購入などを申請する際の決裁業務を効率化する目的で、シヤチハタが提供する「パソコン決裁 Cloud」をご利用いただいております。今回は、パソコン決裁 Cloudの活用方法について、同法人の理事長室員であり、同法人が運営する保育園の1つである市川保育園の園長 齋藤 武 氏にお話を伺いました。

社会福祉法人 ユーカリ福祉会

  • 教育

導入のきっかけ

ICTの活用によって物品購入など決裁業務の効率化を目指す

認可保育園に入れない児童、いわゆる待機児童が大きな社会問題になっている今、多くの自治体がこの問題に取り組んでおり、そのために必要な保育施設は拡充傾向にあります。当初は1ヶ所の保育園を運営していた社会福祉法人ユーカリ福祉会も、現在は10ヶ所の保育園を運営しており、今後も拡充が予定されています。

そんな同法人では各保育園の決裁業務に問題を抱えていました。 「これまで物品の購入などの際には、保育園で起案書を作成し、その起案書を本部に郵送した上で決裁するというフローでした。保育園が10ヶ所あるので郵送コストも少なくありませんし、保育園スタッフにも負担がかかる。また、起案書を保管するスペースの確保も必要です」と語る齋藤 氏。

さらに、決裁者である本部の理事は非常に多忙なため、迅速な対応がとれない状況でした。そのため、物品購入申請の決裁が下りるまで1ヶ月もの時間がかかるケースもあったと齋藤 氏は振り返ります。こうした問題を解消し、保育園の新設事業に時間を割くなど、地域全体の育児環境を改善していくためにも、ICTを導入して決裁業務の効率化を図ることが急務でした。

ICTの活用によって物品購入など決裁業務の効率化を目指す
導入のポイント:電子決裁とオンラインストレージの組み合わせで課題を解決

同法人では、監査記録を認めてもらうためには、印影が有効であり押印を省くことができませんでした。「補助金での運営のため、監査の際には自治体に対して証跡を明らかにする必要があり、そのためには印鑑による決裁が必要不可欠なのです」。そこで、決裁の仕組みを効率化するべく、電子印鑑による決裁が可能な仕組みを検討するよう本部から齋藤 氏に指示が入りました。

齋藤 氏の目にとまったのがシヤチハタのパソコン決裁 Cloudでした。「印鑑と聞いて一番信頼のおける企業といえば、やはりシヤチハタさんしかない」と決断。具体的に問い合わせをしたところ、パソコン決裁 Cloudを活用すれば電子的に押印できるだけでなく、オンラインストレージとして信頼性の高いBoxと連携することで紙書類の保管スペースに関する課題を解決する提案までいただきました。

「クラウド環境であれば、忙しい本部の理事長や事務総長も外出先からスマホやタブレット端末で簡単に決裁できます。」と齋藤 氏。そこで、同法人が求める申請決裁業務のインフラとして、パソコン決裁CloudとBoxの連携ソリューションが選ばれることになるのです。

導入後の様子

外部でも簡単に決裁、保管スペースの削減にも大きく貢献

各園の事務長、園長が物品購入などの起案書をパソコン決裁 Cloudにアップロードすると、あらかじめ設定した決裁者へ決裁依頼のメールが送信できます。メールを受け取った本部の理事長や事務総長はパソコン決裁 Cloudの起案書をPCやスマホ、タブレットで閲覧、確認。承認後は起案者に戻り、Boxへ保管する運用をしています。

「押印がすべてクラウド上でできるため、どこからでも決裁できる仕組みが実現できました。長期間、決裁を待つという問題は解消され、よりよい保育に向けたアクションがすぐに実行できるようになりました」と齋藤 氏は評価します。

また、園ごとに毎月30件以上発生している起案書の保管がBox上で行えるようになったことで、本部での仕分け作業や保管スペースの効率化にもつながっています。「従来の半分近くのスペースを削減できているはずです」(齋藤 氏)。

さらに、パソコン決裁 Cloudの使い勝手の良さについても高く評価しています。「I Tリテラシが高くない保育園スタッフでも、クラウド上で電子印鑑が簡単に押印できるなど、現場からも好評です」。運用開始してからも現場ではトラブルもなく、ITにあまり詳しくない保育園スタッフへのきめ細やかなシヤチハタの導入支援にも満足していると語ります。

「ここ市川市は全国の待機児童数ワースト4位(2016年度 4月時点千葉県発表)で、保育園新設の要望も強いのが実情です。同法人では新たな活動に向け、少しでも多く仕事の時間を確保する必要があります。今回新たに申請決裁の仕組みを電子化したことで、郵送費の削減など定量的なメリットもありますが、社会貢献のための新たな準備・検討時間をしっかり持てるようなったのは大きいです」と斎藤 氏は評価します。

また、起案書などの書類がBox内で管理できるため、各園の状況をどこからでも確認可能になっています。「以前は現場にいって書類を確認することもありましたが、今はBox内に書類が保管されており、どこからでも法人全体の運営を見守ることができます」(齋藤 氏)。

書類の保管以外にも、園児の写真や動画を共有するスペースとしても安全なBoxが活用されており、あらかじめアクセス指定をした保護者とのコミュニケーションツールとしても役立っていると語ります。「思い出作りも含めて保護者と一緒に保育を進めていくには、現場の可視化は重要です。容量無制限で使うことができるBoxならでは」と齋藤 氏は語ります。

今後の展望

職場環境の改善によって保育士が働きやすい基盤づくりへ

今後について齋藤 氏は、「保育士には、保育日誌や保育過程などを自治体に提出する書類を作成し、作成者として書類に押印する仕事もあります。こうした業務にパソコン決裁 Cloudを使えば、負担の多い保育士の業務改善につながり、保育士になりたいと思ってもらえる環境づくりにも貢献するはず」と語ります。

また、「確認や同意書、各種案内通知など、保育園に通う保護者の方々とのコミュニケーションツールとしての活用も期待しています」と齋藤 氏。

保育士の人事情報管理や新規の保育園設置の際に必要となる膨大な書類についても、Boxを活用してスムーズに収集、管理、保管していきたいと、今後について齋藤 氏に語っていただきました。

 

取材にご協力いただいた企業様のHP
社会福祉法人 ユーカリ福祉会のホームページ
http://dstmp.shachihata.co.jp/case/yuukari/
今回ご紹介した商品

※製品の販売時期などにより、実際に導入された製品とは異なる場合がございます。

HP最終更新日 2017/09/27