焼津水産化学工業株式会社 導入事例 | 電子印鑑システム パソコン決裁サイト

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焼津水産化学工業株式会社

各種申請書や稟議書を回覧・承認

全部署にわたる契約稟議を確実にスムーズに。
カスタム帳票を利用してワンアクション捺印。

焼津水産化学工業株式会社様は、食品メーカーから健康・医療・美容関連の企業へのエキス調味料の供給や海洋の有用物質を探し製品化する機能性素材の研究開発を手がけられています。こちらでは、「パソコン決裁ExtensionKit」を利用して帳票に捺印機能を付与した「カスタム帳票」と「DocGear」を導入し、稟議・承認の業務を行っています。今回は、導入までの経緯、使用状況、今後の展望などを名波様と加藤様にお伺いしました。

焼津水産化学工業株式会社

  • パソコン決裁
  • 電子印鑑パック
  • パソコン決裁DocGear Cabinet
  • 製造業

導入のきっかけ

書類の共有化と捺印が課題

営業、開発、品質管理など各部署内で報告書や稟議書などの様々な書類があります。これらの管理が容易ではなく、また共有化できていませんでした。これを改善したいという思いがあったので、社内ネットワークの整備のタイミングで少しずつ電子文書化を進めてきました。その中で、課題となったのが書類への捺印でした。電子文書にしてグループウェアで書類を回覧しても、承認のしるしとして印影がないと・・・といった、「印影が入ってはじめて承認済み」という認識を持っている人も多かったのも事実です。これにより電子文書に捺印できるパソコン決裁を導入することにしました。

全部署の確認が必要な「事前協議書」

各部署の書類の他、全部署の確認が必要な書類として「事前協議書」というものがあるのです。これは、お客様から提案される契約内容を各部署で一度確認し、それぞれの部署の要望や、改善点などを盛り込んで、納得した形の契約書を作成するために必要な書類となります。これを元に契約書を作成し、最終的に契約稟議にかけていくようにしています。これまでは、この書類の承認には非常に時間がかかっていました。
各部署の担当者それぞれに承認を求めると、紙の書類を宅配便でそれぞれに送って、また戻って・・・
承認が終わるまでに1ヶ月くらいかかっていました。しかも承認途中の書類の所在を把握するのも非常に手間で時間がかかる作業でした。
そこで、DocGearを導入することにしました。又、承認操作を軽減するため、パソコン決裁ExtenstionKitを利用したカスタム帳票で運用することにしました。

全部署の確認が必要な「事前協議書」

導入後の様子

カスタム帳票で誰でもが簡単に操作可能

現在は、パソコン決裁の捺印機能を稟議書と事前協議書の帳票に組み込んだ「カスタム帳票」を使って全社的に承認業務を電子化しています。クリックするだけで、所定の位置に捺印することができるようにカスタマイズを行うことで、誰もが簡単に、間違うことなく捺印することが可能となりました。
導入して一年くらい経ちますが、今では稟議書というものは紙ではなく、電子文書でまわすものだという理解が全社的に浸透しました。何処にいてもすぐに確認、承認できるので各部署間の承認作業も格段にスムーズになりました。

承認途中の書類の所在が明確に

各部署で回っている文書は、年間で稟議書が400〜500件、事前協議書が50件程度です。これだけの量の書類が各部署間を回っていると、承認途中の書類が何処にあるかを把握することが非常に手間でした。
起案者から「あの書類は今何処にあるの?」という問い合わせが入ると、私たち総務が各部署に連絡をして探さなければならなかったのですが、DocGearを導入してしたことで承認途中の書類の所在を瞬時に把握することができるようになり、これまでの問い合わせの手間が激減するとともに、業務がとてもスムーズになりました。

システム概要

承認途中の書類の所在が明確に
【導入したシステム】

DocGearを利用して、Excelで作成された帳票を回覧。
帳票にはパソコン決裁にExtentionKit を利用し、簡単に捺印するVBAプログラムを組み込んでいます。

今後の展望

部署独自の書類の電子化と社内情報共有を目指して

現在は、全社的に総務部にあがってくるものだけが、DocGear上で電子文書管理されていますが、各部署内でも独自の承認文書を持っているケースも多々 あります。この部分は、今はまだ紙ベースでの運用なのですが、今後はこれらも電子化して運用していくことが課題ですね。承認された文書を文書管理システム へ取り込み、社内の情報共有を進めることができればと検討しています。

部署独自の書類の電子化と社内情報共有を目指して
取材にご協力いただいた企業様のHP
焼津水産化学工業株式会社のホームページ
http://www.yskf.jp/
今回ご紹介した商品

※製品の販売時期などにより、実際に導入された製品とは異なる場合がございます。

HP最終更新日 2017/08/10