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株式会社 日建設計様

監理報告書への捺印

軽快な捺印で監理業務のさらなる効率化を実現
使いやすさを追求したWebブラウザによる電子決裁

総合設計事務所として日本最大規模を誇る株式会社日建設計様(以下、日建設計様)は、2010年に創業110周年を迎えるなど国内有数の歴史を持つ老舗の設計事務所です。国内のみならず世界中でプロジェクトを手掛けており、行政・産業・教育文化・医療福祉・住宅などあらゆる分野に豊富な実績を持っています。そんな日建設計様では、日常的に行っている監理業務の効率化を図るためにWebブラウザによる電子決裁を導入、様々な書類の承認申請作業を簡素化することに成功しています。
今回は、導入の経緯と効果、今後の展望などを監理部門 監理部 技術長 山田 和正氏に伺いました。

株式会社 日建設計様

  • パソコン決裁
  • 電子印鑑パック
  • 建設業

導入のきっかけ

承認申請作業のさらなる効率化を目指したプロジェクトがスタート

日建設計様が手掛けるプロジェクトでは、工事を設計図面と照合したり現場を運営したりといった監理業務が発生します。この監理業務を行う中で、監理報告書・下請選定届・工事連絡書といった様々な書類を作成し、顧客に提出する際にはプロジェクトの設計監理メンバーや所属長が確認を行う必要があります。電子化する以前は、監理部員が書類を現場から持ち帰り、関係者の確認印を受けた後に顧客への書類を提出するフローで、確認が完了するまでに長い時間と人と書類の移動が発生していました。そこで、独自の書類管理システムである(DSS=Document Support System)を構築するとともに電子決裁による承認フローを整備することで、移動時間や交通費の削減を実現しました。

その後、クライアント環境の入れ替えなど社内インフラ全体を刷新するタイミングに合わせて、承認申請作業のさらなる効率化を目指したプロジェクトがスタートすることになったのです。

承認申請作業のさらなる効率化を目指したプロジェクトがスタート
軽快な捺印を可能に! Webブラウザだけで完結する電子決裁

長年、パソコン決裁を利用した仕組みを利用してきた同社ですが、クライアント環境を含めたシステム全体のリニューアルが発生し、書類管理システムに関するバージョンアップが必要になったと山田氏は当時を振り返ります。「これまではPDF編集ソフトウェアを利用して文書を作成し、クライアントで処理する仕組みを採用していました。新たな環境では、これまで以上に確認と捺印業務の効率化が図れる仕組みを希望していたのです。」

そこで、以前から採用していた「パソコン決裁」を提供しているシヤチハタに相談したところ、新たな仕組みが山田氏に提示されました。それが、Webブラウザを利用した電子決裁が可能になる仕組みでした。「実際にデモを見せてもらったところ、これまで以上に快適な捺印が可能な仕組みだと分かったのです。また以前と同じ使い勝手で電子決裁が可能になるため、現場に混乱をきたすことなく導入できると判断しました。」

ちょうどクライアントPCをWindows7へ移行するタイミングと重なったこともあり、書類管理システムのバージョンアップとともにWebブラウザによる電子決裁を利用した新たな電子決裁の基盤を構築することになったと山田氏は語ります。

導入後の様子

Webブラウザ上での捺印操作だけで承認作業が完了

以前の仕組みでは、申請書類をクライアントPC側でPDF化し、書類管理システム上で用意されているプロジェクトごとのフォルダに格納します。すると関係者に対してプロジェクトフォルダへのショートカットファイルが添付された確認依頼がメールで送信され、関係者がプロジェクトフォルダ内の申請書類を確認し、電子決裁を利用して捺印する仕組みでした。今回新たに構築した仕組みでは、書類や印影データはサーバ内から出さないというポリシーを維持したまま、作成した申請書類を書類管理システム内のプロジェクトフォルダに格納した時点で自動的にPDF化され、同時にサーバ側で印影データが準備されることで、承認作業時にはWebブラウザ上で簡単に捺印できる仕組みとなっています。「Webブラウザ上で捺印したいところをクリックするだけで承認作業を行うことができます。ソフトウェア管理がシンプルになっただけではなく、紙を扱う感覚で手軽に捺印できるようになりました。業務の効率化に大きく寄与しています」と山田氏は高く評価しています。以前は顧客に提出する報告書が月初に集中することもありましたが、今では時間をかけずに承認することが可能になっています。現在は監理部門で活用されており、300名余りが利用している状況です。

また、今回新たに導入したWebブラウザを活用した電子決裁では、複数の捺印が必要になった書類であっても連続して処理できるような仕組みが実装されています。「以前は1箇所捺印するたびに処理を完了させなければなりませんでした。今では一度の処理で複数個所に捺印できます。さらに、日付も印影データとして捺印できるなど、簡単に承認処理ができるように仕組みを構築しました」と山田氏。

尚、今回の仕組みでは依然と同じ運用フローで利用できるように意識したと言えます。「ITリテラシーに差があっても利用しやすいように工夫したことで、マニュアルを作成しただけで直観的に使えるような仕組みになっています。」(山田氏)

システム概要

Webブラウザ上での捺印操作だけで承認作業が完了

今後の展望

社内の業務システムおよびタブレット端末への展開を希望

今後の展開については「通常では、案件が発生した時点で社内にある業務システムに案件登録が行われますが、この業務システム部分にも電子決裁の仕組みが利用できればと考えています」と、監理業務以外への展開について山田氏は意欲的に語ります。

また、現在は従業員の半数程度にタブレット端末が支給され、さらに増強する計画もある事から、確認のためにデバイスとしてタブレット端末を活用できるようにしたいと山田氏。「モバイルPCに比べてタブレット端末のほうが軽くて持ち運びには重宝します。現場や出張先でも簡単に確認と捺印作業が行えるよう、可能であればタブレット端末上でも利用できる仕組みにしたい」と今後の展開を語っていただきました。

社内の業務システムおよびタブレット端末への展開を希望
取材にご協力いただいた企業様のHP
株式会社 日建設計様のホームページ
http://www.nikken.co.jp/ja/
今回ご紹介した商品

※製品の販売時期などにより、実際に導入された製品とは異なる場合がございます。

HP最終更新日 2017/08/10