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メルパルク株式会社

多種多様な決裁フローを柔軟に設定

会社経営の根幹となる稟議書の決裁業務を支える「パソコン決裁 DocGear」

婚礼を中心に宴会やレストラン、宿泊などのホテル事業を全国で展開しているメルパルク株式会社様(以下、メルパルク)。現在、誕生日や結婚式など人生の節目に付随した記念日事業に注力。地域に密着した地域コミュニティホテルとして多くのお客様から親しまれる存在です。

そんなメルパルクでは、仙台から京都の全国11拠点が起案する稟議書の決裁業務に関連したワークフローの仕組みとして「パソコン決裁 DocGear(以下、DocGear)」を導入しており、業務効率化やコスト削減を達成するなど従来の仕組みを大きく刷新させています。

今回は、DocGear導入に至った経緯や導入の効果などについて、本社 総務グループ システム担当マネージャー 荒井隆行氏及び同グループ 総務チーム 池田 智晃氏にお聞きしました。

メルパルク株式会社

  • パソコン決裁
  • パソコン決裁DocGear Cabinet
  • サービス業(その他)

導入のきっかけ

総務グループに集まる稟議書の運用管理に多くの労力が必要に

各地の県庁所在地周辺にホテルを展開しているメルパルクでは、各ホテル内の決裁をはじめ、本社の役員を含めて決裁が必要な稟議書が数多くやり取りされており、その数は年間4000件を超えるほどになっています。以前は紙の稟議書が採用されており、各種契約書や宴会場改修工事のためのパース図面など、決裁に必要な様々な書類も同時に添付されていたため、膨大な書類の量となっていました。中でも本社で決裁が必要なものはすべてホテルから本社に郵送され、決裁後は、本社でファイリング用にコピーし、原本をホテルに返送する運用でした。

この紙による運用を続けていくうちに、様々な課題が顕在化してきたと本社 総務グループ 総務チーム 池田 智晃氏は当時を振り返ります。「最も大変なのは、稟議書の採番や台帳記入など総務グループで行われる稟議書管理。永年保管が必要な稟議書だけに、保管スペースの確保も至難の業です。本社での決裁が必要な稟議書は全体の半数程度ですが、往復の郵送代や用紙代、印刷代などコストも積み上がっていました」。また、過去の稟議書に関する問い合わせがあれば、倉庫に保管された段ボールの中から探すことも。複数人いる合議者のどこに稟議書が回っているのか可
視化できず、差し戻しも含めて承認までに多くの時間を費やすケースもあったと言います。そこで、新たな仕組みを検討することになったのです。

総務グループに集まる稟議書の運用管理に多くの労力が必要に
電子印鑑があり、既存の仕組みを変えずに運用できる点が最大の魅力

多くのワークフロー製品を検討したのですが、そのほとんどの製品がこれまでの運用を大幅に変える必要があったと言います。「現場の混乱を避ける意味でも、できる限り既存の運用に近いものが必要でした」(池田氏)。そこで同社の目に留まったのがDocGearでした。「Excelで作られた既存のフォーマットをそのまま活用できるだけでなく、現場で稟議申請フローが柔軟に設定できる点を高く評価しました」と語るのは本社 総務グループ システム担当マネージャー 荒井隆行氏です。「システム部門が介在しなくてもメンテナンスできるシンプルな面もポイントです」。

さらに選定のポイントとして大きかったのが、電子印鑑システムです。「これまでと同じような運用を再現させるためには、電子的に押印できる仕組みが必要不可欠。最終的にはフォーマットのカスタマイズを行い、捺印欄に設けたボタンをクリックするだけで所定の場所に押印できる仕組みを整えました」と荒井氏。

また、稟議書は永年保存であるため、起案部署ごとのフォルダに分けて保存管理することができる文書管理の機能にも池田氏は注目します。価格的にも大きなアドバンテージがあったことも決定打となり、DocGearがメルパルクの決裁ワークフローとして採用されることになったのです。

電子印鑑があり、既存の仕組みを変えずに運用できる点が最大の魅力

導入後の様子

多拠点多部門フローの柔軟な設定を可能にしながら、運用統制も実現

現在は、メルパルクが利用しているグループウェアのポータル画面からシングルサインオンでログインし、稟議書や参考資料を添付するだけで起案できる運用になっています。また、起案者には起案した稟議書がどのような状態にあるのかが可視化され、合議者、決裁者にも自分が処理すべき案件がポータル画面上で明示されるようになっています。

また、合議フローは、自由に設定できるようになっており、『フローが規程に則り正しく設定されているか』を各ホテルの総務担当者が稟議書の受付者となってチェックする運用を採用。「受付者によるフローのコントロールがしやすくなり、起案者は楽に申請作業を行なうことができ、さらに管理者が行うべきメンテナンス負荷の軽減にも貢献しています。最適なフローをシヤチハタさんに提案いただけたのは大きかった」と池田氏。

すでに導入してから3年あまりが経過していますが、安定して稼働していると高く評価されているそうです。「今では現場が混乱することなく順調です。自動採番や決裁後の保管などすべてが自動化されたことで、運用負荷は大幅に軽減されました」と池田氏は力説します。「何かあった場合でもサポートセンターの対応が迅速なため、その日のうちに回答いただけることも多く、大変助かっています」と荒井氏は高く評価します。

新たな仕組みに切り替わってからの稟議書データはすべてDocGear内に保管されており、いつでも閲覧できるため、過去の情報を探し出すのも容易な状況です。もちろん、郵送代や用紙代、印刷代も大幅に削減することに成功しています。

導入検討は2009年末より開始し、2010年2月の製品決定後から2ヶ月後には本社単独で、そしてその1ヶ月後には全拠点で本稼働を開始しました。「稟議書の電子化を実現でき、短期間で導入できたのは、シヤチハタさんの協力があってこそ。本当に感謝しています」と池田氏。画面キャプチャをふんだんに利用した社員向けの運用マニュアルを作成し、使用者が混乱しないよう、しっかりと講習会を実施するなど、短期導入に向けて工夫されています。

システム概要

多拠点多部門フローの柔軟な設定を可能にしながら、運用統制も実現

今後の展望

今後も安定稼働を続けながら新たなデバイス対応にも期待

以前は決裁者が出張に出てしまうと業務が停滞することもありましたが、今では外出先からでもノートPCで決裁業務が行えるようになっており、決裁のスピードを早めることでビジネスの機会損失を減らすことにDocGearが貢献しています。

今後について池田氏は「この稟議書によって会社の経営が成り立っているようなもの。十分すぎるほどDocGearが活躍しており、現在の環境が安定して維持できることを期待しています」と語ります。今後はタブレットやスマートフォンなど新たなデバイスも決裁業務に活用できることを期待していると語っていただきました。

取材にご協力いただいた企業様のHP
メルパルク株式会社のホームページ
http://www.mielparque.jp
今回ご紹介した商品

※製品の販売時期などにより、実際に導入された製品とは異なる場合がございます。

HP最終更新日 2017/02/13