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株式会社ガステック様

CADで作成した図面の承認

電子化の第一歩として。
文書検索の手間の削減と原本性の確保を実現。

株式会社ガステック様は気体・水質等簡易測定機器や直読式ガス検知管の製造、販売、輸出入を手がけられております。こちらでは社内の製造設備の図面作成部署において「パソコン決裁インプレット」を使ってCADで作成した図面の検図、承認を行っています。今回は、導入までの経緯、使用状況、今後の展望などを齋藤様と長南様にお伺いしました。

株式会社ガステック様

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導入のきっかけ

電子化の方法を模索して・・・

現在、社内の製造設備の図面作成部門で「パソコン決裁 インプレット」を導入しています。導入の検討は、ISOの認証取得で急増するドキュメント(文書、図面、記録)を、紙ではなく電子データで効率よく運用・保管できないかと考えたことから始まりました。管理するドキュメントには、誰がいつ作成したかを残すことが必要であり、さらに、他人が勝手に書き換えられないようすることも必要でした。これらの要件をどのように満たすかを検討しているときに、新聞で偶然目にしたのが「パソコン決裁 インプレット」の記事でした。これは、慣れ親しんだ印鑑という形で作成者と作成日を残せるとともに、その電子データに対してセキュリティの設定も可能ということでしたから、すぐに導入を検討しました。

紙をなくすきっかけになれば・・・

導入検討を始めたころは、苦情処理の書類承認や図面管理など、さまざまな場面での利用を想定してテストを行いました。中には承認経路が複雑すぎて電子化することが困難なものもありましたが、図面管理に関しては承認経路をうまく整理でき、テスト運用でも問題は発生しませんでしたので、まずはここから電子化に着手しました。

もともとは、図面データを紙に出力して捺印し、保管していました。承認された図面はナンバリングされて200〜300枚単位でファイルに綴じられています。新に設備の設計を行う際は、この膨大な量の図面の中から必要な図面をいくつかピックアップし、それをコピーして使っていました。以前まで、この図面を探しだすという作業は非常に工数がかかり、さらには、コピー機に置き忘れて原本を紛失しかけたこともありました。このようなことから、図面検索の手間や原 本紛失を防止するためにも図面を電子データで保管することは有用であると考え、「パソコン決裁 インプレット」を使った電子捺印を行い、電子化することにしました。
現実的には、簡単には紙はなくならない。でも「パソコン決裁 インプレット」を使ってやっていけば、紙を失くすきっかけにはなるだろうと考えています。

紙をなくすきっかけになれば・・・

導入後の様子

図面を電子化して承認。原本性を確保。

現在は、社内製造設備の設計部門で図面を電子化し、その承認に 「パソコン決裁 インプレット」を導入しています。設計者はCADで図面を作成していますが、CADのデータそのものには捺印できないため、富士ゼロックスの DocuWorksに変換しています。DocuWorksに変換すれば、パソコン決裁で捺印できるだけでなく、改ざん検出ができたり、サムネイルで図面を 確認できたりしますので、便利ですね。また、パソコンの画面上で見ても、紙に印刷しても、CADソフトと同等の精度を保てますから、あとに行われる検図の 際にも特に問題はありません。
DocuWorksに変換された後の図面には、作成者、承認者、有資格検図者の順に「パソコン決裁 インプレット」で捺印し、保管しています。DocuWorksに変換し、パソコン決裁でロックをすることで、原本性を証明できるようになりました。

膨大な量の図面検索の手間を軽減

この部門では、何かが必要となったら何百という図面を一気に作成する必要があるため、作業が一度に集中してしまいます。ですから、忙しい時に大量の紙の図面の中から必要な図面を探し出したり、作成した図面を紙に出力して承認にまわしたりすると いうことは、大きな負荷となっていました。
しかし、今回の電子化により「パソコン決裁 インプレット」で承認された原本を電子的に保管し、さらにデーターベースで保管場所と図面の番号を管理するができるようになり、これらの負荷はなくなりました。これまで紙で保管されている大量の図面の中から手作業で必要なものを探していたものが、今では瞬時に取り出せるようになりました。この部分の労力を軽減できたことが一番良かった点ですね。

システム概要

膨大な量の図面検索の手間を軽減
【導入したシステム】

「パソコン決裁 インプレット」を導入。CADデータそのものには捺印できないため、DocuWorksを導入し、DocuWorks上で捺印。捺印は、図面の作成者、承認者、有資格の検図者2名の4名が行います。
「パソコン決裁 インプレット」は、電子文書への捺印はもちろん、紙文書への捺印もできるので、いろいろな場面でご活用いただいています。

今後の展望

電子文書化したデータの有効活用

文書を蓄積・共有・分析することで会社の発展に寄与していきたいですね。今後は、全社的なドキュメントの電子化にも取り組んでいきたいと考えています。

今は、ドキュメントを電子化することで承認の効率化、検索時間の短縮、原本性の確保を実現していますが、これは電子化の第一歩目だと思います。

電子化して承認されたドキュメントを蓄積し、そのドキュメントを本当に必要な人材が共有し、分析することで、会社の発展に生かしていくこと。ドキュメントの電子化が今後向かうべきところは、そういうもっと大きなところではないかと考えています。

電子文書化したデータの有効活用
取材にご協力いただいた企業様のHP
株式会社ガステック様のホームページ
http://www.gastec.co.jp/
今回ご紹介した商品

※製品の販売時期などにより、実際に導入された製品とは異なる場合がございます。

HP最終更新日 2017/08/10